Raporttien luominen Microsoft Excelissä

Raportin tekeminen Pivot-taulukon avulla



Kaikki työympäristössä työskentelevät ihmiset ymmärtävät tarpeen luoda raportti. Se tiivistää työn tai yrityksen koko datan erittäin tarkasti. Voit luoda raportin Excel-taulukkoon kirjoittamistasi tiedoista lisäämällä pivot-taulukon syötteillesi. Pivot-taulukko on erittäin hyödyllinen työkalu, koska se laskee tietojesi kokonaissumman automaattisesti ja auttaa sinua analysoimaan tietojasi eri sarjoilla. Pivot-taulukon avulla voit tiivistää tietosi ja esittää ne asianomaisille osapuolille raporttina.

Näin voit tehdä pivot-taulukon MS Excelissä.



  1. Raportin tekeminen Excel-arkille on helpompaa, kun sillä on tiedot. Kun tiedot on lisätty, sinun on valittava sarakkeet tai rivit, joille haluat pivot-taulukon.

    lisää tiedot



    Tietojen rivien ja sarakkeiden valitseminen



  2. Kun tiedot on valittu, siirry kohtaan Excel, joka näkyy Excel-ohjelmiston ylimmässä työkalupalkissa.

    Lisää

    Napsauttamalla Lisää-painiketta, sinut ohjataan moniin taulukkovaihtoehtoihin ja muihin tärkeisiin ominaisuuksiin. Vasemmassa reunassa on PivotTable-välilehti alaspäin osoittavalla nuolella.

    Etsi pivot-taulukko näytöltä



  3. Napsauttamalla alanuolta näet kaksi vaihtoehtoa, joista valita. Pivot-taulukko tai Pivot-kaavio. Nyt sinusta ja vaatimuksistasi riippuu, mitä haluat tehdä osaksi raporttiasi. Voit kokeilla molempia nähdäksesi kumpi näyttää ammattimaisemmalta.

    Pivot-taulukko raportin tekemiseen

  4. Pivot-taulukon napsauttaminen vie sinut valintaikkunaan, jossa voit muokata tietojesi aluetta ja muita valintoja siitä, haluatko Pivot-taulukon samalle taulukkolle vai haluatko sen kokonaan uudelle. Voit myös käyttää ulkoista tietolähdettä, jos sinulla ei ole tietoja excelistäsi. Tämä tarkoittaa, että tietojen käyttäminen Excelissä ei ole Pivot-taulukon edellytys.

    valitsemalla tiedot ja napsauttamalla Pivot-taulukkoa

    Sinun on lisättävä sijainti, jos haluat, että taulukko näkyy samassa taulukossa. Kirjoitin c1, voit valita myös arkin keskikohdan pitämään kaiken järjestyksessä.

    PivotTable: tietojen ja sijainnin valinta

  5. Kun napsautat OK, taulukko ei näy vielä. Kentät on valittava näytön oikealla puolella olevasta kenttäluettelosta, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

    Raporttisi täytyy vielä käydä läpi toinen joukko vaihtoehtoja, jotta lopulta tehdään

  6. Valitse jompikumpi kahdesta vaihtoehdosta, joille haluat pivot-taulukon.

    Valitse kenttä, jonka haluat näyttää raportissasi

    Voit valita yhden niistä tai molemmat. Sinä päätät.

  7. Näin pivot-taulukko näyttää, kun valitset molemmat.

    Molemmat kentät näytetään

    Ja kun valitset jonkin kentistä, taulukosi tulee näkyviin tällä tavalla.

    Näytetään yksi kenttä

    Näytetään yksi kenttä

  8. Näytön oikealla puolella oleva vaihtoehto, joka näkyy alla olevassa kuvassa, on erittäin tärkeä raportissasi. Se auttaa sinua tekemään raportistasi vieläkin paremman ja organisoidumman. Voit muuttaa sarakkeen ulkoasua vetämällä sarakkeita ja rivejä näiden neljän välilyönnin väliin.

    Tärkeää raporttitietojen sijoittelulle

    Raporttisi on tehty

  9. Seuraava välilehti oikealla olevasta Kenttä-luettelosta helpottaa kaikkien kenttien näkymistä. Voit muuttaa sitä tällä vasemmalla olevalla kuvakkeella.

    Kentänäkymän ulkoasun vaihtoehdot.

    Ja minkä tahansa vaihtoehdon valitseminen näistä muuttaisi kenttäluettelosi esitystapaa. Valitsin Vain alueet -osiosta 1 4

    Kenttäluettelonäkymä

  10. Huomaa: Lykkäysasettelun päivityksen vaihtoehto, joka on aivan PivotTable-kenttäluettelon lopussa, on tapa viimeistellä kentät, jotka haluat näyttää raportissasi. Kun valitset sen vieressä olevan valintaruudun ja napsautat päivitystä, et voi muuttaa mitään manuaalisesti Excel-taulukossa. Sinun on poistettava valintaruutu, jos haluat muokata mitä tahansa Excelissä. Edes sarakkeissa näkyvän alaspäin osoittavan nuolen avaamista ei voida napsauttaa, ellet poista viivästetyn asettelun päivityksen valintaa.

    ”Lykkää asettelupäivitys” toimii pikemminkin kuin lukko, jotta raportin sisältöön tekemäsi muutokset eivät muutu

  11. Kun pivot-taulukko on valmis, voit nyt muokata sitä edelleen käyttämällä pivot-taulukon työkaluja, jotka näkyvät kaikkien työkalurivin yläosassa olevien työkalujen lopussa.

    Pivot-taulukon työkalut sen ulkoasun muokkaamiseen

    Kaikki vaihtoehdot Suunnittelu