Tietojen kopioiminen Excelistä Outlookiin

Excel on erittäin arvokas ohjelmisto, joka tarjoaa monia ratkaisuja, joita käytetään ja luodaan usein muille sovelluksille. Monet ratkaisut luodaan Excelissä ja siirretään sitten muihin sovelluksiin tai lähetetään muualle. Usein Excelissä luomasi ratkaisut täytyy purkaa ja käyttää muussa muodossa.

Oletetaan, että sinun on tehtävä taulukko ja lähetettävä se jollekulle sähköpostitse. Voit yrittää tehdä tämän näkymässä; sen muotoilu vie kuitenkin jonkin verran lisäaikaa sen varmistamiseksi, että se näyttää oikealta. Joten kun ajattelet taulukkoa, luultavasti kuvitella Excel. Katso alla oleva taulukko, joka on luotu Excelissä. Tämä on kopioitu Excelistä ja liitetty suoraan tähän artikkeliin tavallisella liittämistoiminnolla.

Ilman alkuperäistä Excel-taulukkoa saatat ajatella, että tämä ei näytä huonolta. Et näe, että soluarvojen oletetaan keskittyneen pystysuoraan ja vaakasuoraan. Kustannussarake näyttää myös hieman poispäin; Itse asiassa olen melko varma, että tällä tavalla merkitsemme valuuttaa (summan yläpuolella). Joten miltä pöytä todella näyttää?

Se näyttää mielestäni hieman paremmalta. Tämä ratkaisu ei kuitenkaan välttämättä toimi tarpeidesi mukaan. Aiomme kuvata lyhyesti erilaisia ​​ratkaisuja Excelin tietojen liittämiseen ja ratkaisemiseen muissa ratkaisuissa.

Muotoiluongelmien ratkaiseminen kopioitaessa Excelistä

Käyttämällä samoja esimerkkejä kuin edellä, katsotaanpa, mitä ratkaisuja meillä on tähän. Ensinnäkin, mitkä ovat vaihtoehtomme, kun liitämme tietoja?

Vasemmalta oikealle meillä on:

Jatka lähteen muotoilua

Säilytä lähteen muotoilu on oletusarvoinen liittämisvaihtoehto. Yleensä tämä toimii odotetulla tavalla, mutta se riippuu siitä, miten tiedot muotoillaan lähteestä. Tässä esimerkissä lähteen muotoilu sisältää kirjanpitotyylin, jota Outlook ja monet muut sovellukset eivät tunnista. Tyylin vaihtaminen valuutaksi antaisi sinulle mahdollisuuden liittää Keep Source Formatting -sovelluksella ja se näyttäisi paremmalta.

Käytä kohdetyylejä

Jos haluat käyttää muotoilua, joka on kuin muu kohdetekstin teksti, käytä tätä liittämisvaihtoehtoa. Se säilyttää edelleen yleisen muotoilun, kuten lihavoidun ja kursivoidun, mutta käyttää kohdetyylejä, kuten kirjasintyyliä ja kokoa.

Linkitä ja säilytä lähteen muotoilu

Tämä pitää lähteen muotoilun sellaisenaan ja pitää taulukon linkitettynä sen alkuperäiseen lähteeseen. Tätä varten on joitain lisätoimintoja, mutta sen avulla henkilö, jolle lähetät tietoja, napsauttaa 'Päivitä linkki' napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja vastaanottaa päivityksiä. Tämä tietysti olisi määritettävä oikein toimimaan kuvatulla tavalla.

Linkitä ja käytä kohdetyylejä

Linkitä ja käytä kohdetyylejä toimii samalla tavalla kuin Linkitä ja säilytä lähdemuotoilu, paitsi että tämä käyttää kohdemuotoilua. Värin kaltaisia ​​asioita ei päivitetä alun perin kopioinnin jälkeen, mutta datan tekstimuutokset päivitetään.

Kuva

Kuva voi olla hyödyllinen, jos haluat vain näyttää tiedot etkä enää tarvitse alustaa, muokata tai vastaanottaa päivityksiä siitä. Liittäminen kuvaksi varmistaa, että kuva näyttää identtiseltä lähteen kanssa. Mutta puolueesi ei voi muokata sitä, joten varmista, että tämä soveltuu ratkaisuusi.

Säilytä vain teksti

Säilytä vain teksti näyttää taulukon sellaisenaan, mutta tekstimuodossa. Muotoiltua taulukkoa ei ole läsnä eikä muita muotoiluja kuin määränpään muotoilutyylit, kuten koko ja kirjasintyyli.

On tietysti muita tapoja käyttää yllä olevia liittämistyylejä ja muokata tulosta näyttämään haluamallasi tavalla. Nopea esimerkki; muokkaamalla hieman Kustannukset-sarakkeen leveyttä Outlookissa käyttämällä Lähteen muotoilun liittämistyyliä, muotoilu näyttää nyt oikealta ja pitää kirjanpitomuoto asetettuna kustannussarakkeeseen.

Paras tapa oppia on pelata yllä olevilla liimityyleillä ja nähdä, kuinka ne sopivat parhaiten tarpeisiisi.